體系認(rèn)證對(duì)于企業(yè)來講如今是一種趨勢(shì)，當(dāng)我們?cè)谶M(jìn)行體系審核過程中，難免會(huì)遇到一些常見問題。那么當(dāng)我們?cè)诿鎸?duì)這些常見問題時(shí)，該采取哪些措施呢？今天就由山東中遠(yuǎn)認(rèn)證的小編為您講一講常見問題及應(yīng)對(duì)措施有哪些？

中遠(yuǎn)認(rèn)證

一、比葫蘆畫瓢、克隆文件

一些企業(yè)在初建體系時(shí)，常常借助咨詢機(jī)構(gòu)推薦的文件樣本，或者從其他公司借閱的模本，擬訂自己的質(zhì)量文件，這些企業(yè)有的能結(jié)合自身實(shí)際，參照別人的文件制訂屬于本公司的文件，經(jīng)反復(fù)修改、試行、驗(yàn)證后執(zhí)行，這種模式當(dāng)然無可厚非；但個(gè)別企業(yè)卻是在有了這些方便條件下，照搬照抄、簡(jiǎn)單克隆，甚至將別人的電子文本簡(jiǎn)單進(jìn)行名稱、崗位的“替換”就成了自己的文件，以至于在進(jìn)行其后的培訓(xùn)貫標(biāo)時(shí)，文件編制者就不知道一些段落的真正含義，這類文件，往往脫離企業(yè)實(shí)際，文件不具操作性、適應(yīng)性，這樣的體系即便較終通過了所謂認(rèn)證審核，對(duì)公司的質(zhì)量管理也起不了多少促進(jìn)作用。

應(yīng)對(duì)措施：作為外審員，一旦發(fā)現(xiàn)這類問題應(yīng)中止審核，并引導(dǎo)企業(yè)端正認(rèn)識(shí)，認(rèn)識(shí)到體系標(biāo)準(zhǔn)對(duì)企業(yè)管理的建設(shè)性和突破性，體系文件要全面返工，審核員在此后審核中，要將文件與標(biāo)準(zhǔn)的符合性、貫標(biāo)培訓(xùn)過程材料及培訓(xùn)效果驗(yàn)證、文件的實(shí)用性、有效性作為審核重點(diǎn)。

作為企業(yè)內(nèi)部的審核員，一旦發(fā)現(xiàn)這類問題，要將這些問題作為內(nèi)審輸出的重點(diǎn)向較高管理者進(jìn)行反映，讓領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)到公司體系的建立從認(rèn)識(shí)上、方法上、方向上存在偏差，上層領(lǐng)導(dǎo)需予以關(guān)注。

作為公司體系主管部門，這類問題是大多數(shù)公司建立體系之初較容易出現(xiàn)的問題，必須從方法上對(duì)各部門、流程各環(huán)節(jié)進(jìn)行引導(dǎo)，確保文件能夠充分體現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)要求、體現(xiàn)管理者訴求、體現(xiàn)質(zhì)量管理的客觀要求，對(duì)作業(yè)指導(dǎo)書必須體現(xiàn)操作性，必要時(shí)文件編制人員要親自到作業(yè)現(xiàn)場(chǎng)按實(shí)際操作進(jìn)行同步描述，確保文件的可操作性、實(shí)用有效性。

二、硬件不足、得過且過

認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)是對(duì)企業(yè)通過認(rèn)證的基本要求。企業(yè)認(rèn)證時(shí)，大型企業(yè)、新型企業(yè)硬件方面的問題一般較少，但一些小個(gè)體企業(yè)、原國(guó)有改制企業(yè)或者從個(gè)人小作坊轉(zhuǎn)化而來的民營(yíng)小企業(yè)，公司因取證、換證或強(qiáng)制性標(biāo)識(shí)資質(zhì)審查時(shí)要符合相關(guān)法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)要求，而由于從前期規(guī)模小、不規(guī)范背景下發(fā)展過來存在認(rèn)識(shí)上的盲點(diǎn)，因此企業(yè)在發(fā)展中對(duì)硬件沒有做到同步投入，廠房簡(jiǎn)陋，比如做食品的根本沒有什么一更二更，根本不具備更衣、消毒、溫控、檢測(cè)等條件，廠區(qū)所處位置不合理，企業(yè)存在的先天不足從根本上限制了進(jìn)一步改造能夠達(dá)標(biāo)的可能性，作為認(rèn)證機(jī)構(gòu)，必須有企業(yè)可通行認(rèn)證的底線，有些典型企業(yè)是不能進(jìn)行認(rèn)證和通過審核的。

應(yīng)對(duì)措施：對(duì)于外審員來說，當(dāng)企業(yè)不具備硬件條件時(shí)，要分清這類企業(yè)是否具備改造的條件，有些工廠在硬件上先天缺陷，比如廠區(qū)靠近污染源、廠房格局或建筑材料不具備改造條件，可能這些企業(yè)即便改造從根本上仍達(dá)不到認(rèn)證要求，這種條件下，作為審核員要在第一時(shí)間告知企業(yè)其存在局限性，要及時(shí)做出不宜認(rèn)證的告知工作。但如果企業(yè)經(jīng)過一定投入可以進(jìn)行符合性改造，那么作為認(rèn)證人員可以從技術(shù)上提供某些指導(dǎo)，建議其在咨詢公司的具體指導(dǎo)下，本著投資小、但改造后須滿足質(zhì)量要求的雙重原則，由企業(yè)在有限的時(shí)間內(nèi)進(jìn)行改造投入。

當(dāng)公司硬件不符合認(rèn)證要求時(shí)，作為公司人員，要認(rèn)識(shí)到認(rèn)證不是目的，作為一個(gè)企業(yè)，生產(chǎn)符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的產(chǎn)品是市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的基本法則、是企業(yè)生存的道德準(zhǔn)則、是履行社會(huì)責(zé)任，企業(yè)要做的，就是必須在符合質(zhì)量認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)前提下，如何較節(jié)約、較高效地實(shí)施改造，以滿足認(rèn)證所要求的所有標(biāo)準(zhǔn)條件。