體系認證對于企業來講如今是一種趨勢，當我們在進行體系審核過程中，難免會遇到一些常見問題。那么當我們在面對這些常見問題時，該采取哪些措施呢？今天就由山東中遠認證的小編為您講一講常見問題及應對措施有哪些？

中遠認證

一、比葫蘆畫瓢、克隆文件

一些企業在初建體系時，常常借助咨詢機構推薦的文件樣本，或者從其他公司借閱的模本，擬訂自己的質量文件，這些企業有的能結合自身實際，參照別人的文件制訂屬于本公司的文件，經反復修改、試行、驗證后執行，這種模式當然無可厚非；但個別企業卻是在有了這些方便條件下，照搬照抄、簡單克隆，甚至將別人的電子文本簡單進行名稱、崗位的“替換”就成了自己的文件，以至于在進行其后的培訓貫標時，文件編制者就不知道一些段落的真正含義，這類文件，往往脫離企業實際，文件不具操作性、適應性，這樣的體系即便較終通過了所謂認證審核，對公司的質量管理也起不了多少促進作用。

應對措施：作為外審員，一旦發現這類問題應中止審核，并引導企業端正認識，認識到體系標準對企業管理的建設性和突破性，體系文件要全面返工，審核員在此后審核中，要將文件與標準的符合性、貫標培訓過程材料及培訓效果驗證、文件的實用性、有效性作為審核重點。

作為企業內部的審核員，一旦發現這類問題，要將這些問題作為內審輸出的重點向較高管理者進行反映，讓領導意識到公司體系的建立從認識上、方法上、方向上存在偏差，上層領導需予以關注。

作為公司體系主管部門，這類問題是大多數公司建立體系之初較容易出現的問題，必須從方法上對各部門、流程各環節進行引導，確保文件能夠充分體現標準要求、體現管理者訴求、體現質量管理的客觀要求，對作業指導書必須體現操作性，必要時文件編制人員要親自到作業現場按實際操作進行同步描述，確保文件的可操作性、實用有效性。

二、硬件不足、得過且過

認證標準是對企業通過認證的基本要求。企業認證時，大型企業、新型企業硬件方面的問題一般較少，但一些小個體企業、原國有改制企業或者從個人小作坊轉化而來的民營小企業，公司因取證、換證或強制性標識資質審查時要符合相關法規標準要求，而由于從前期規模小、不規范背景下發展過來存在認識上的盲點，因此企業在發展中對硬件沒有做到同步投入，廠房簡陋，比如做食品的根本沒有什么一更二更，根本不具備更衣、消毒、溫控、檢測等條件，廠區所處位置不合理，企業存在的先天不足從根本上限制了進一步改造能夠達標的可能性，作為認證機構，必須有企業可通行認證的底線，有些典型企業是不能進行認證和通過審核的。

應對措施：對于外審員來說，當企業不具備硬件條件時，要分清這類企業是否具備改造的條件，有些工廠在硬件上先天缺陷，比如廠區靠近污染源、廠房格局或建筑材料不具備改造條件，可能這些企業即便改造從根本上仍達不到認證要求，這種條件下，作為審核員要在第一時間告知企業其存在局限性，要及時做出不宜認證的告知工作。但如果企業經過一定投入可以進行符合性改造，那么作為認證人員可以從技術上提供某些指導，建議其在咨詢公司的具體指導下，本著投資小、但改造后須滿足質量要求的雙重原則，由企業在有限的時間內進行改造投入。

當公司硬件不符合認證要求時，作為公司人員，要認識到認證不是目的，作為一個企業，生產符合質量標準的產品是市場競爭的基本法則、是企業生存的道德準則、是履行社會責任，企業要做的，就是必須在符合質量認證標準前提下，如何較節約、較高效地實施改造，以滿足認證所要求的所有標準條件。